为了加强学院财务档案管理，使财务档案管理更加规范化、制度化，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合学院实际，制定本办法。

　　一、 会计档案的范围

　　1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

　　2、会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其它会计帐簿。

　　3、财务报表类：月度、年度财务报表，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报表。

　　4、采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。

　　5、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，教职工工资发放表，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。

　　二、会计档案的整理

　　1、会计凭证

　　(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录。

　　(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　2、会计账簿

　　(1)会计账簿在办理完年度结账后，打印纸质账簿。

　　(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

　　(3)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

　　(4)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称。

　　3、会计报表

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

　　三、会计档案的归档保管

　　1、由财务处指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　2、档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

　　四、会计档案的借阅使用

　　1、会计档案原则上不得借出。

　　2、财务处建立借阅登记清册。

　　3、凡需借会计档案人员，须经财务负责人批准，报院长或财务主管方可办理调阅、复制手续。

　　4、借阅会计档案人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。

　　5、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外。

　　五、会计档案保管期限

　　1、会计凭证保存15年。

　　2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

　　3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。

　　4、发票保管5年。

　　5、对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，并保管到结清债务时为止。

　　6、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　六、会计档案的销毁

　　1、会计档案保管期满需要销毁时由财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　2、学院负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　3、销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。

　　4、监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。

　　5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证或仍具有使用价值的凭证、资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

　　七、本办法自发文之日起执行，由财务处负责解释。